在改善采购操作效率和有效性,过程通常是第一位。但有时系统应该胜过流程,尤其是当谈论解决方案桥应付账款(A / P)与采购事务。在这种情况下,基于“干杯”方法利用底层技术建立采购和财务对齐可以开始的地方。话虽这么说,虽然“管道”是至关重要的,不折现过程调整和变更管理的重要性作为次要的步骤。
构建的系统的基础
系统可能提供一个基础,但他们仍然必须正确地集成到流程,确保正确的数据捕获、分析和提供给正确的人在正确的时间,谁可以使用它来捕获储蓄或创造价值。一个例子:e-invoicing时,供应商的性能监控和优化现金流为一个组织提供机会识别和实现储蓄,他们不捕获所有的潜在储蓄来自过程对齐。
系统可以捕获与消除耗时的战术任务相关的储蓄发票审核、供应商计分卡创建和自动现金流映射。然而,他们不捕获其他的机会,如:
- 储蓄与获得无与伦比的发票进行审核和批准的更快,因此他们可以提前或及时处理付款
- 纠正供应商更快的性能问题,所以加快出货可以消除并返回最小化
- 经营现金流优化模型与应付账款及时的数据和采购,把政策转化为行动——例如,要么自我、第三方或hybrid-funded提前付款程序
全方位的储蓄只会从一致的流程实现。例如,一旦发票标记为手动审查,它必须得到正确的人在采购可以全部或部分批准,或拒绝,原因,和翻转回应付账款进行及时处理。采购和A / P过程需要集成。
类似:如果A / P检测大量快速运输,这将成为从大卷(和美元卷)的运输发票,数据进入正确的系统和主要供应商需要提醒客户经理,这样可以调查这个问题。所有的当前订单,发票和合同数据需要从采购和应付账款首席财务官。在这一点上,首席财务官可以确保数据进入营运资本优化模型在正确的时间,所以现金流可以优化基于可能高于预算目标单位和运输成本。
这些活动需要多系统集成。流程集成和变更管理至关重要所以正确的人通知各部门,采取正确的行动在适当的时间和适当的监测结果。这是更为重要的直接材料或货物转售(GFR)的零售供应商。作为一个例子,看看Zappos在这方面取得了吗,50%的邀请“贸易”供应商门户使用共同的分享和接收信息,然后级联内部用户和工作流。
请继续关注花和重要贸易融资问题作为仍在继续,我们将注意力转向基本校准和变更管理。
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